Cuando el jefe se planta en tu puerta y dice: «¿Por qué no nos escribes un texto sobre nuestra empresa?», no hay por qué asustarse. Hay algunas reglas que puedes seguir y que funcionan. Para ello, primero hay que separar entre el trabajo preparatorio y el proceso de escribir. Por regla general, cuanto mejor sea el trabajo previo, más fácil será la redacción final.
Investigación
Primero, hay que notar las cuestiones más importantes que hay que tratar:
- ¿Qué extensión debe tener el texto?
- ¿Para quien escribo el texto, es para un informe interno o para la pagina web?
- ¿Quiénes son nuestros clientes, escribo como tú o como ustedes?
- ¿Con quién puedo ponerme en contacto dentro de la empresa para obtener más información?
- ¿Cuándo debe estar listo el texto y quién debe revisarlo?
Una vez aclarado esto, hay que tomar algunas notas iniciales sobre la estructura. Es útil dividir los retratos de empresa en Ayer (fundación e historia), Hoy (situación actual), Mañana (objetivos para el futuro).
Preguntas específicas para un retrato de empresa
- ¿Cuándo, dónde y quién fundó la empresa?
- ¿Cuántas sucursales tiene? ¿Cuántos empleados tiene? ¿Qué productos ofrece la empresa? ¿Hay algún momento destacado en la historia de la empresa, por ejemplo aniversarios o premios? ¿Cuál es la filosofía de la empresa?
- ¿Cuáles son los objetivos de la empresa para el futuro?
Todos esos son datos que normalmente se pueden encontrar en archivo o en artículos ya existentes. Una vez realizados estos pasos, ya tenemos la primera estructura y todo deja de parecer tan caótico. Pero lo que falta ahora es lo que hay detrás de los datos concretos: las citas o la información que necesita para hacer más interesante el retrato de la empresa.
¿Qué debe tener un texto interesante?
Un buen texto siempre incluye citas personales. Por eso lo mejor es recopilar una pequeña lista de preguntas que pueda enviar al jefe o a otro responsable de la toma de decisiones o plantearles en persona. Aquí no se trata de hechos que se puedan recuperar en cualquier sitio, sino del trasfondo que también hace que una empresa sea más «humana».
Las preguntas pueden ser, por ejemplo, al hablar con el fundador de la empresa: ¿Cuál era su mayor miedo al empezar? ¿Cuánto duraban sus jornadas laborales en los primeros años? O al entrevistar al jefe actual: ¿Qué valora a la hora de contratar nuevos empleados? ¿Cómo se relaja después de un duro día de trabajo? La decisión de incluir o no esta información en el retrato suele surgir durante el proceso de redacción.
Ahora se deberia echar otro vistazo a la estructura y listo para empezar e escribir.
Para evitar sentarse delante de una hoja en blanco la mejor manera de empezar, es útil escribir simplemente una frase, aunque luego la cambie. Por ejemplo: «Desde 2002 ofrecemos servicios financieros para empresas en línea». La redacción de las siguientes frases y párrafos siguientes suele ser mas facil.
Podrías continuar con algo como: «En los inicios, nuestro fundador Michael Maier aún desarrollaba el primer programa financiero en su garaje». A continuación, déjate llevar por la corriente y escribe todo lo que te ocurra: hechos, citas, acontecimientos. No hay que detenerse aunque se cometan faltas de ortografía, sino seguir adelante. Lo principal es tener la estructura y encontrar el hilo conductor. Más adelante, puedes repasar el texto párrafo por párrafo, comprobar las citas y los hechos importantes y volver a examinar la estructura. ¿Encaja la entrada? ¿Son correctas las transiciones?
Una vez que estés satisfecho, hay otro punto importante: comprobar la ortografía y la puntuación. Aunque otra persona revise el texto más tarde, todo debe estar correcto.
Cinco consejos para un buen retrato de empresa de un vistazo
1) No hay que reinventar la rueda. Es perfectamente legítimo mirar textos de otras empresa y fijarse en las cosas que te gustan.
2) El retrato de empresa es una buena forma de presentarse. Sin embargo, es importante ser objetivo. Un retrato no es un texto publicitario. En un retrato de empresa no tienen cabida frases como: «Elija hoy nuestros maravillosos productos».
3) Debe elaborarse la propuesta única de venta (USP). ¿Qué diferencia a nuestra empresa de las demás? ¿Qué ofrecemos que no ofrezca nadie más?
4) Ten siempre presente a quién van dirigidos los textos. Para el público más joven de una tienda de surf, un texto desenfadado es más apropiado que para los clientes de una empresa de gestión de patrimonios.
5) Si el texto está destinado al sitio web de la empresa, no te olvides del SEO. Es cierto que la mejor recomendación para los motores de búsqueda como Google es un texto bueno e interesante que el lector lea hasta el final. No obstante, no deben faltar las palabras clave adecuadas. Sin embargo, esto también puede hacerlo el diseñador web o un redactor externo, que echará otro vistazo al retrato, lo revisará y lo optimizará para los motores de búsqueda.